役員会議事録(2019年9月21日)

桜鳩会役員会議事録

日時:2019.9.21 11時~16時

場所:西明石駅近郊

参加者:西野会長、藤原顧問、武井副会長、吉川副会長、安江理事、西垣

1 議題 桜鳩会の現状把握と課題

(1)会員数の把握及び会費徴収について

① 前会計担当者の退任に伴い、現在、今年度年会費の入金確認作業が難航しており、正確な会員数の把握が困難な状況。早急なる新会計担当者への引き継ぎが必要である。新会計担当者は、入金状況の確認及び会員数の把握が急務である。

② これまでは、年会費未納者に対し、会長自らが会員継続の意思確認を行い、年会費の入金を促していたが、新体制への移行を機に、意思確認作業の必要性を見直すと共に、来年度からは、会員への明瞭な活動内容の提示及び会費徴収の効率化を図り、会員の方が安心して入会できる環境作りと桜鳩会の安定的運営を整備する。

なお、これまでは、各地の病院見学を年に1回のペースで実施。

(2)HPについて

① HPの年間維持費削減等を図るため、今後、現在のサーバから新サーバへの移行や現在のドメインから費用の安いドメイン(comやnet など)への変更を検討する。これが実現した際は、現行サイトで告知する。

② フェイスブック等SNSを活用した入会手続きの簡素化やネット上での役員会の開催を検討する。

(3)会報紙の作成及び配送作業について

① 会報誌は、これまで年2回の発行を実施。次回は令和2年1月発刊予定のため、順次準備を開始する。会報誌への寄稿依頼に関しては、会長が河野防衛大臣の地元事務所及び神奈川地本に挨拶に行き、寄稿依頼する。

② 会報誌制作会社及び印刷会社については従来同様の予定。また、印刷終了後の配送作業については、実施場所及び日時並びに一般会員にも作業分担を依頼するのかも含め検討する。

(4)役員会の再編について

① 今後、役員の構成等については、桜鳩会会則に基づき、公平公正に決定する。

② 新役員体制は、西野会長の下、顧問:藤井氏、副会長(会計担当):武井氏、副会長:吉川氏、副会長:鈴内氏、副会長(書記)西垣。新体制については、Web上で公表し、始動する。

(5)新体制に伴う挨拶回りについて

① 会長は、総務課長補佐に挨拶に行く。 

② その後、新会長及び新副会長は、就任挨拶として、大学校長等へ表敬訪問を行う。

(6)今後の会長対応案件について

① 上記(2)及び(3)①。

② 前会長は、会費入金口座(WEB21)の管理者権限の移行手続き(新管理者権限者:武井副会長、藤原顧問、西垣)を行う、

(7)今後の役員対応案件について

上記(1)① 武井副会長(会計担当)、西垣

上記(2)② 10月11日病院見学:鈴内副会長、西野会長、武井副会長

上記(3)② 鈴内副会長

(8)個人情報の取扱いについて

 個人情報の取扱いが厳しくなっている昨今、メールの誤送信や、役員職により知りえた情報を吹聴あるいは他言することのないよう、桜鳩会会員の個人情報漏えい防止に努める。

2 次回の役員会開催

ネット上での役員会開催が可能になり次第、開催予定。

=西垣明子(兵庫県)

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